Privacy statement

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens Wens Business Events B.V. verwerkt, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten jij hebt. Het geldt wanneer je met ons reist, een dienst afneemt, onze website of ons online registratiesysteem gebruikt, of contact met ons opneemt.

1. Wie zijn wij
   Wens Business Events B.V.
   Stationsweg 24, 3743 EN Baarn, Nederland
   E-mail: info@wensbusinessevents.nl
   Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die onder dit beleid vallen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
   Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening en verplichtingen, waaronder:

• identiteits- en reisgegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, paspoortnummer (waar nodig)

• contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres

• accountgegevens: inloggegevens en registratie-informatie voor ons online systeem

• boekings- en aankoopgegevens: reisgegevens, reserveringsdata, prijzen, aanvullende diensten en producten

• reisinhoud: reisschema, accommodatie- en vervoersinformatie, reisgenoten (voor zover nodig)

• communicatie: e-mails, WhatsApp-berichten en andere contactmomenten

• voorkeuren: bijvoorbeeld kamerwensen en communicatievoorkeuren

• bijzondere gegevens: alleen wanneer noodzakelijk voor de reis, zoals dieetwensen, allergieën of medische behoeften

Bij gebruik van onze website en online systemen verwerken wij (afhankelijk van je cookie-instellingen) technische en gebruiksgegevens zoals IP-adres, browser, bezochte pagina’s en klikgedrag. Voor cookies verwijzen we naar ons cookiebeleid.

3. Hoe komen wij aan jouw gegevens
   We krijgen persoonsgegevens:

• van jou, bij boeking, registratie of contact

• via jouw werkgever/organisatie of een tussenpersoon, als dat nodig is voor de boeking en uitvoering

• via onze digitale kanalen (website/online systeem) en cookies (als toegestaan)

• via sociale media, alleen als jij via die kanalen met ons communiceert en jouw instellingen dit toelaten

4. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens
   Wij gebruiken persoonsgegevens voor:
   a. uitvoering van de overeenkomst
   Om reizen en bijbehorende diensten te organiseren en uit te voeren (reserveringen, deelnemerslijsten, reisdocumenten, programma-informatie, nazorg).

b. online registratiesysteem
Om registraties te verwerken en logistiek te regelen, zoals skipassen en materiaalhuur.

c. communicatie en klantenservice
Om vragen te beantwoorden, wijzigingen te verwerken en klachten af te handelen.

d. wettelijke verplichtingen en administratie
Voor onze administratie en fiscale verplichtingen; en wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te delen met bevoegde instanties.

e. verbetering van dienstverlening
Voor statistiek en analyse om onze dienstverlening en processen te verbeteren (zo veel mogelijk geanonimiseerd/geaggregeerd).

f. marketing
Om je te informeren over relevante diensten en producten van Wens Business Events B.V. Waar toestemming vereist is vragen we dit vooraf. Afmelden kan altijd via de afmeldlink in e-mails of via ons.

Grondslagen onder de AVG
Wij verwerken gegevens op basis van:

• uitvoering van de overeenkomst

• wettelijke verplichting

• gerechtvaardigd belang (zoals verbetering dienstverlening en directe communicatie)

• toestemming (waar vereist, zoals bepaalde marketing en cookies)

5. Met wie delen wij gegevens
   Wij delen gegevens alleen als dat nodig is:

• met partners die betrokken zijn bij de uitvoering van je reis (accommodaties, vervoerders, lokale leveranciers)

• met IT- en serviceproviders die in onze opdracht verwerken (met passende afspraken en beveiliging)

• met overheidsinstanties als wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Onze website kan links naar derden bevatten. Dit privacybeleid geldt niet voor websites van derden.

6. Beveiliging en bewaartermijnen
   Beveiliging
   Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen en beperken toegang tot personen die gegevens nodig hebben voor hun werk.

Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig en hanteren waar mogelijk automatische verwijdering of anonimisering:

• contactmomenten zonder boeking en niet-afgeronde registraties: automatisch verwijderen na 8 weken, tenzij er alsnog een boeking ontstaat of afhandeling nog nodig is

• service- en klachtcommunicatie: na afronding in principe binnen 8 weken verwijderen/anonimiseren, tenzij geschil/claim of wettelijke plicht

• reis- en boekingsgegevens: zolang nodig voor uitvoering en afhandeling, daarna verwijderen/anonimiseren tenzij wettelijke plicht

• financiële administratie: 7 jaar (wettelijke verplichting)

• bijzondere gegevens (medisch/dieet/allergieën): uiterlijk 8 weken na afloop van de reis verwijderen, tenzij incident/claim/wettelijke plicht

7. Doorgifte buiten de EER
   Als gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, of een andere geldige AVG-grondslag. In sommige gevallen kunnen wij gegevens aan buitenlandse autoriteiten moeten verstrekken wanneer wetgeving dat verplicht.

8. Jouw rechten
   Je hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Toestemming kun je altijd intrekken. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken; dan stoppen wij daarmee.
   Neem contact op via info@wensbusinessevents.nl.
   Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen
   Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest actuele versie staat op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je passend.